KI im Planungsbüro

KI-Nutzungsrichtlinie für Planungsbüros und Gemeinden: Muster auf zwei Seiten mit Datenklassen, Werkzeugen, Prüfpflicht und Verantwortung

Eine KI-Nutzungsrichtlinie regelt auf zwei Seiten, wer im Büro oder in der Verwaltung welche KI-Werkzeuge mit welchen Daten nutzen darf und wer die Ergebnisse verantwortet. Sie hat sieben Abschnitte: Zweck und Geltung (für alle Mitarbeitenden, Freelancer und Praktikantinnen, für alle Werkzeuge, ab Datum); erlaubte Werkzeuge (namentlich, mit Vertragsart und verwaltender Person; alles andere ist für Geschäftsdaten untersagt, insbesondere private Konten); Datenklassen und Matrix (öffentlich, intern, Personendaten, besonders schützenswert, je mit erlaubten Werkzeugen, Anonymisierungspflicht und Zustimmungsvorbehalt der Auftraggeberin); verbotene Eingaben (besonders schützenswerte Daten, Passwörter, Unterlagen Dritter unter Geheimhaltung, Audioaufnahmen ohne Information); Prüfpflicht und Kennzeichnung (jede Ausgabe ist ein Entwurf, rechtliche Aussagen brauchen eine Fundstelle, Dokumente nach aussen verantwortet eine Fachperson); Zuständigkeiten (verantwortliche Person, Ansprechperson bei Zweifel, Pannenmeldung innert 24 Stunden); Überprüfung (halbjährlich, neue Werkzeuge vor dem Einsatz). Für Gemeinden kommen vier Dinge dazu: der Beschluss durch den Gemeinderat, das kantonale Datenschutzrecht mit Risikobeurteilung, das Amtsgeheimnis und die Regel, dass Gesuchstellende und Einsprechende als Pseudonyme geführt werden. Die Richtlinie wird von der Geschäftsleitung oder dem Gemeinderat unterschrieben, in der Schulung besprochen, Auftraggeberinnen und Datenschutzstellen auf Anfrage vorgelegt. Sie ist nach unserer Erfahrung der Unterschied zwischen Büros, deren KI-gestützte Arbeit Gemeinden akzeptieren, und Büros, die sie verstecken müssen. Der Mustertext auf dieser Seite kann übernommen und an das eigene Büro angepasst werden; er ist keine Rechtsberatung.

Stand: 1. November 2026Autor: Andreas Rupf, Raum- und Stadtplaner, Dozent ETH ZürichErfahrungen aus der Beratungspraxis

Der Mustertext: sieben Abschnitte

Platzhalter in eckigen Klammern werden durch die eigenen Angaben ersetzt. Der Text ist für ein Planungsbüro formuliert; die Anpassungen für Gemeinden stehen im nächsten Abschnitt.

1. Zweck und Geltung. Diese Richtlinie regelt den Einsatz von KI-Werkzeugen (Sprachmodelle, Assistenten, Agenten, Fachwerkzeuge mit KI) bei [Büro]. Sie gilt für alle Mitarbeitenden, Freelancer und Praktikantinnen, für alle Geräte und Konten, mit denen Geschäftsdaten bearbeitet werden, ab [Datum]. Sie ergänzt die Vertraulichkeitspflichten aus Arbeits- und Auftragsverträgen.

2. Erlaubte Werkzeuge. Für Geschäftsdaten sind ausschliesslich die folgenden Werkzeuge erlaubt: [Werkzeug 1, Vertragsart, verwaltende Person]; [Werkzeug 2, ...]; [Fachwerkzeug, ...]. Die Konten werden zentral durch [Person] eingerichtet und beim Austritt abgeschaltet. Private Konten und nicht gelistete Werkzeuge sind für Geschäftsdaten untersagt. Neue Werkzeuge werden vor dem Einsatz durch [Person] geprüft und in diese Liste aufgenommen.

3. Datenklassen. Geschäftsdaten werden in vier Klassen geführt (Tabelle im Anhang). Klasse 1, öffentlich: ohne Einschränkung. Klasse 2, intern: nur in Werkzeugen mit Geschäftsvertrag ohne Training. Klasse 3, Personendaten: nur in Werkzeugen mit Auftragsbearbeitungsvertrag, bei Aufträgen von Gemeinden nur mit deren schriftlicher Zustimmung, und vor der Eingabe anonymisiert oder pseudonymisiert, wenn das Ergebnis die Identität nicht braucht. Klasse 4, besonders schützenswert: nicht in KI-Werkzeuge; entsprechende Passagen werden vor der Eingabe entfernt. Im Zweifel gilt die höhere Klasse.

4. Verbotene Eingaben. Besonders schützenswerte Personendaten; Passwörter, Zugangsdaten und Schlüssel; Unterlagen Dritter, die unter Geheimhaltung stehen; Audioaufnahmen ohne vorherige Information der Teilnehmenden; Daten, deren Weitergabe ein Auftrag ausschliesst.

5. Prüfpflicht und Kennzeichnung. Jede Ausgabe eines KI-Werkzeugs ist ein Entwurf. Rechtliche Aussagen werden mit Fundstelle belegt, Zahlen mit Quelle, Entscheide mit geprüftem Aktenzeichen; Unbelegtes wird gestrichen. Dokumente, die das Büro verlassen, werden von einer Fachperson gelesen und verantwortet; nach aussen gilt das Vier-Augen-Prinzip. KI-gestützte Entwürfe werden intern gekennzeichnet, bis sie geprüft sind. In Berichten an Auftraggeberinnen wird der KI-Einsatz mit einem Satz bei den Grundlagen genannt.

6. Zuständigkeiten. [Person] ist verantwortlich für Werkzeuge, Verträge, Richtlinie und Schulung und Ansprechperson bei Zweifel. Pannen (falsche Eingabe, Datenabfluss, ungeprüft versendetes Dokument) werden [Person] innert 24 Stunden gemeldet, dokumentiert und behoben; Betroffene werden informiert, wo nötig.

7. Überprüfung. Diese Richtlinie wird halbjährlich durch [Person] überprüft und bei Bedarf angepasst; Änderungen werden im Team besprochen. Die Richtlinie wird Auftraggeberinnen auf Anfrage vorgelegt.

Ort, Datum, Unterschrift der Geschäftsleitung.

Anpassungen für Gemeinden und Bauverwaltungen

Für eine Gemeindeverwaltung gilt derselbe Aufbau, mit vier Unterschieden.

Beschluss durch das zuständige Organ. Die Richtlinie wird vom Gemeinderat oder der Gemeindeleitung beschlossen und gilt für alle Mitarbeitenden der Verwaltung sowie für beauftragte Büros, die Gemeindedaten bearbeiten; der Auftrag an das Büro verweist auf die Richtlinie. Abschnitt 1 nennt den Beschluss mit Datum.

Kantonales Datenschutzrecht. Abschnitt 3 verweist auf das Datenschutzgesetz des Kantons und hält fest, dass vor der Nutzung von Cloud-Werkzeugen eine Risikobeurteilung erstellt und die kantonale Datenschutzstelle informiert wurde; für besonders schützenswerte Daten gilt die Resolution der Datenschutzbeauftragten zur Cloud-Auslagerung: nicht an grosse internationale Anbieter. Abschnitt 2 nennt je Werkzeug Standort und Vertrag zur Auftragsbearbeitung.

Amtsgeheimnis. Abschnitt 4 ergänzt: Was Mitarbeitende in amtlicher Eigenschaft erfahren, darf nur in Werkzeuge mit Auftragsbearbeitungsvertrag, nie in private Konten; Dienstleister mit Vertrag sind keine Unbefugten (Art. 320 StGB).

Pseudonyme als Regel. Abschnitt 3 ergänzt: Gesuchstellende, Grundeigentümer, Einsprechende und Mitwirkende werden in KI-Werkzeugen als Pseudonyme geführt; die Zuordnung bleibt in den Akten. Sachdaten (Adresse, Vorhaben, Masse) sind nach der Publikation öffentlich und dürfen verwendet werden.

Dazu: Abschnitt 5 hält fest, dass Verfügungen, Beschlüsse und Stellungnahmen vom zuständigen Organ beschlossen und unterschrieben werden; KI-Entwürfe tragen Marker, die vor der Unterschrift aufgelöst werden. Abschnitt 6 nennt die Person in der Verwaltung, die Werkzeuge und Richtlinie pflegt, und regelt die Meldung an die Datenschutzstelle bei Datenabfluss. Für Bauverwaltungen beschreibt der Ratgeber zur KI in der Bauverwaltung den Einstieg in sechs Monaten.

Sieben Fehler, die Richtlinien wirkungslos machen

Zu lang. Zwölf Seiten liest niemand. Zwei Seiten mit Tabelle im Anhang reichen; Details stehen in Verträgen und Vorlagen.

Zu allgemein. «KI ist verantwortungsvoll einzusetzen» ist keine Regel. Die Richtlinie nennt Werkzeuge, Datenklassen, Personen und Fristen beim Namen.

Ohne Datenklassen. Eine Richtlinie, die nur Werkzeuge erlaubt oder verbietet, beantwortet die tägliche Frage nicht: Darf diese Einsprache ins Modell? Die Matrix beantwortet sie.

Ohne Beispiele aus dem eigenen Büro. Die Klassen werden mit den eigenen Dokumentarten illustriert: der Planungsbericht ist Klasse 1 nach Publikation, der Entwurf Klasse 2, die Mitwirkungstabelle Klasse 3, das Härtefallgesuch Klasse 4.

Verbot statt Angebot. Wer private Konten verbietet, ohne Geschäftskonten bereitzustellen, erzeugt Schattennutzung. Die Richtlinie kommt mit den Konten, nicht vor ihnen.

Nicht geschult. Eine Richtlinie, die per Mail verteilt wird, bleibt Papier. Zwei Halbtage mit dem Kernteam, in denen die Datenklassen an echten Dokumenten geübt werden, machen sie zur Gewohnheit.

Nicht gepflegt. Werkzeuge ändern sich halbjährlich. Eine Person überprüft, nimmt neue Werkzeuge auf, streicht alte und bespricht Änderungen im Team; das Datum der letzten Überprüfung steht auf der ersten Seite.

Einführung und Pflege

Vorher: Bestandesaufnahme ohne Schuldzuweisung. Welche Werkzeuge nutzt wer heute, mit welchen Konten, für welche Daten? Die Schattennutzung ist der Normalfall; sie wird nicht bestraft, sondern in geordnete Bahnen gelenkt.

Rechtsrahmen: DSG für das Büro, kantonales Datenschutzrecht der wichtigsten Auftraggeberinnen, Vertraulichkeitsklauseln in laufenden Verträgen. Die Merkblätter der kantonalen Datenschutzstellen sind frei zugänglich; bei konkreten Fragen antworten die Stellen in der Regel schnell.

Verträge und Konten: Geschäftsverträge mit den gewählten Anbietern, zentrale Konten, private Konten abgelöst, Nachweise abgelegt. Erst dann wird die Richtlinie in Kraft gesetzt.

Richtlinie und Unterschrift: Mustertext anpassen, Datenklassen mit eigenen Beispielen, Personen benennen, von der Geschäftsleitung oder dem Gemeinderat beschlossen. Die Datenschutzerklärung des Büros wird um die KI-Werkzeuge ergänzt.

Schulung: Zwei Halbtage mit dem Kernteam am eigenen Arbeitsplatz; Datenklassen an echten Dokumenten, Anonymisierung in den Vorlagen, Prüfschritt an einem Entwurf, Pannenmeldung durchgespielt.

Kommunikation: Auftraggeberinnen erhalten die Richtlinie auf Anfrage; Gemeinden, mit denen das Büro arbeitet, bekommen sie mit der Bitte um Zustimmung zur Auftragsbearbeitung für Klasse-3-Daten.

Pflege: Halbjährliche Überprüfung durch die verantwortliche Person; neue Werkzeuge vor dem Einsatz; Pannen ausgewertet; Datum der letzten Überprüfung auf Seite eins. Die Richtlinie ist auch das Dokument, das Versicherer sehen wollen, wenn sie nach KI-Regeln fragen.

Zehn Punkte vor der Unterschrift

Wer alle zehn bejaht, hat eine Richtlinie, die trägt:

Zwei Seiten plus TabelleLesbar in zehn Minuten; Details in Verträgen und Vorlagen.
Werkzeuge namentlichMit Vertragsart, Standort und verwaltender Person; private Konten ausdrücklich untersagt.
Vier Datenklassen mit eigenen BeispielenDokumentarten des Büros oder der Verwaltung je Klasse zugeordnet.
Matrix Klasse zu WerkzeugJe Klasse erlaubte Werkzeuge, Anonymisierungspflicht, Zustimmungsvorbehalt.
Verbotene Eingaben konkretKlasse 4, Zugangsdaten, Unterlagen Dritter, Audio ohne Information.
Prüfpflicht mit FundstellenEntwurfsstatus, Quellenpflicht, Fachperson verantwortet, Vier-Augen nach aussen, Kennzeichnung.
Personen und FristenVerantwortliche, Ansprechperson, Pannenmeldung innert 24 Stunden, halbjährliche Überprüfung.
Verträge und Konten vorhandenGeschäftsverträge abgeschlossen, Konten eingerichtet, bevor die Richtlinie gilt.
Gemeinde-Zusätze, wo nötigBeschluss des Organs, kantonales Recht und Risikobeurteilung, Amtsgeheimnis, Pseudonyme.
Schulung terminiertZwei Halbtage mit dem Kernteam; Datum der ersten Überprüfung festgelegt.

Anhang: Datenklassen-Matrix (Muster)

Beispiele aus der Planungspraxis; jedes Büro ersetzt sie durch seine eigenen Dokumentarten:

Klasse	Beispiele	Erlaubte Werkzeuge	Pflichten
1 öffentlich	Zonenpläne, Reglemente, Richtpläne, Gesetze, publizierte Berichte, Gerichtsentscheide, ÖREB-Auszüge	Alle gelisteten Werkzeuge; auch Fachwerkzeuge ohne Vertrag	Keine; Geschäftsgeheimnisse des Büros nicht mitgeben
2 intern	Berichtsentwürfe, Notizen, Offerten, Kalkulationen, Protokolle ohne Personendaten Dritter, Vorprüfungsentwürfe	Nur Werkzeuge mit Geschäftsvertrag ohne Training	Keine privaten Konten; Kennzeichnung als Entwurf
3 Personendaten	Baugesuche mit Namen, Einsprachen, Mitwirkungseingaben mit Absendern, Eigentümerlisten, Protokolle mit Aussagen Einzelner, Korrespondenz	Nur Werkzeuge mit Auftragsbearbeitungsvertrag (Standort, Löschung, Subunternehmer)	Anonymisieren oder pseudonymisieren, wenn Identität nicht nötig; bei Gemeindeaufträgen schriftliche Zustimmung; Informationspflicht bei Audio
4 besonders schützenswert	Gesundheit, Religion, Herkunft, Strafverfahren, Sozialhilfe in Einsprachen, Härtefallgesuchen, Protokollen	Keine KI-Werkzeuge; allenfalls Schweizer oder EU-Hosting mit dokumentierter Risikobeurteilung	Passagen vor der Eingabe entfernen; im Zweifel nicht eingeben

Datenklassen nach dem Datenschutz-Ratgeber von SPEKTRUM; Einordnung ohne Rechtsberatung, kantonale Vorgaben für Gemeinden gehen vor.

In sieben Schritten zur unterschriebenen Richtlinie

Für ein Büro oder eine Verwaltung, zwei bis drei Wochen:

Bestand erheben Werkzeuge, Konten und Datenarten im Einsatz, inklusive Schattennutzung; ohne Schuldzuweisung.
Rechtsrahmen klären DSG oder kantonales Datenschutzrecht, Vertraulichkeitsklauseln, Merkblätter der Datenschutzstelle; bei Gemeinden Risikobeurteilung und Information der Stelle.
Datenklassen mit Beispielen Vier Klassen mit eigenen Dokumentarten; Matrix Klasse zu Werkzeug, Anonymisierungspflicht, Zustimmungsvorbehalt.
Verträge und Konten Geschäftsverträge mit den gewählten Anbietern, zentrale Konten, private Konten ablösen, Nachweise ablegen.
Mustertext anpassen Platzhalter ersetzen, Personen benennen, Gemeinde-Zusätze einfügen; Datenschutzerklärung ergänzen.
Beschliessen und schulen Unterschrift der Geschäftsleitung oder Beschluss des Gemeinderats; zwei Halbtage mit dem Kernteam an echten Dokumenten.
Kommunizieren und pflegen Auftraggeberinnen informieren, Zustimmungen einholen; halbjährliche Überprüfung terminieren, Pannenmeldung einüben.

Aus der Praxis

Die Regeln von SPEKTRUM

SPEKTRUM arbeitet nach denselben sieben Abschnitten, mit einer Besonderheit: Weil Agenten einen grossen Teil der Routinen erledigen, gilt die Richtlinie ausdrücklich auch für sie. Jeder Agent hat eine Arbeitsanweisung als Textdatei mit Datenklasse, erlaubten Ordnern und Postfächern, Freigabeschritt und Protokoll; was ein Agent lesen darf, steht in der Anweisung, nicht in der Plattform. Die Werkzeuge sind namentlich geführt: Claude mit Geschäftsvertrag für anspruchsvolle Arbeit, Mistral auf eigenem Server für Routinen, MINU-AI für Protokolle, der eigene MCP für Fachdaten. Private Konten sind für Geschäftsdaten nicht zugelassen.

Die Datenklassen sind mit den eigenen Dokumentarten illustriert: Antwortseiten und Blogbeiträge sind Klasse 1, Offerten und Kursunterlagen Klasse 2, Teilnehmerlisten und Kundenkorrespondenz Klasse 3 mit Pseudonymen in den Agenten, Rückmeldungen mit persönlichen Angaben Klasse 4 und nicht angeschlossen. Jede Antwortseite dieses Wissensbereichs trägt den Namen des Autors, nennt den KI-Einsatz und die Werkzeuge, und weist offene Prüfpunkte aus; das ist Abschnitt 5 in der Praxis.

In der Beratung ist die Richtlinie meist der erste Auftrag, und der, der am schnellsten wirkt: zwei bis drei Wochen, danach können Gemeinden um Zustimmung gebeten werden, und die Schulung hat ein Fundament. Die Richtlinien, die SPEKTRUM mit Büros und Verwaltungen erarbeitet, folgen dem Muster dieser Seite; die Datenklassen und Beispiele kommen aus dem jeweiligen Büro, die Gemeinde-Zusätze aus dem kantonalen Recht. In der Innovation-Sandbox für KI des Kantons Zürich fliessen die Erfahrungen der Behörden zurück in das Muster.

Häufige Fragen

Brauchen wir überhaupt eine Richtlinie?

Ja, sobald eine Person im Büro ein KI-Werkzeug mit Geschäftsdaten nutzt, und das ist heute in fast jedem Büro der Fall, oft mit privaten Konten. Die Richtlinie ersetzt Schattennutzung durch geregelte Nutzung, schützt Mitarbeitende, beantwortet die tägliche Frage «darf das ins Modell?» und ist das Dokument, das Gemeinden, Datenschutzstellen und Versicherer sehen wollen. Zwei Seiten reichen; der Mustertext auf dieser Seite ist ein Start.

Dürfen wir den Mustertext einfach übernehmen?

Ja, als Grundlage. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Werkzeuge, Personen und Fristen, illustrieren Sie die Datenklassen mit Ihren eigenen Dokumentarten, und fügen Sie für Gemeinden die Zusätze ein (Beschluss, kantonales Recht, Amtsgeheimnis, Pseudonyme). Der Text ist keine Rechtsberatung; bei kantonalen Vorgaben oder besonderen Verträgen lohnt sich ein Blick der Datenschutzstelle oder einer Juristin. Wichtiger als der Wortlaut ist, dass Verträge und Konten vorhanden sind, bevor die Richtlinie gilt.

Was gehört nicht in die Richtlinie?

Technische Anleitungen, Prompt-Vorlagen, Werkzeugbeschreibungen und Vertragsdetails; sie stehen in Vorlagen, Anweisungen und Verträgen, auf die die Richtlinie verweist. Auch keine allgemeinen Grundsätze ohne Regel. Die Richtlinie beantwortet fünf Fragen: welche Werkzeuge, welche Daten, wer prüft, wer verantwortet, wer pflegt. Alles andere macht sie länger und schwächer.

Wie unterscheidet sich die Richtlinie einer Gemeinde?

In vier Punkten: Sie wird vom Gemeinderat beschlossen und gilt auch für beauftragte Büros; sie verweist auf das kantonale Datenschutzrecht, die Risikobeurteilung vor Cloud-Nutzung und die Information der Datenschutzstelle; sie nennt das Amtsgeheimnis und schliesst private Konten ausdrücklich aus; und sie führt Gesuchstellende, Einsprechende und Mitwirkende als Pseudonyme. Dazu hält sie fest, dass Verfügungen und Beschlüsse vom zuständigen Organ unterschrieben werden und KI-Entwürfe Marker tragen.

Was tun bei einer Panne?

Melden, dokumentieren, beheben, informieren: Die Person meldet die Panne (falsche Eingabe, Datenabfluss, ungeprüft versendetes Dokument) innert 24 Stunden der verantwortlichen Person; diese dokumentiert Hergang und Umfang, lässt Daten löschen, wo möglich, informiert Betroffene und Auftraggeberin, wo nötig, und bei Personendaten je nach Schwere die Datenschutzstelle. Die Panne wird in der nächsten Überprüfung ausgewertet. Eine Richtlinie, die Pannen vorsieht, wird gelebt; eine, die sie verschweigt, wird umgangen.

Wie oft muss die Richtlinie überprüft werden?

Halbjährlich durch die verantwortliche Person, und sofort, wenn ein neues Werkzeug eingeführt wird, ein Anbieter seine Bedingungen ändert oder eine Panne passiert ist. Die Überprüfung dauert eine Stunde: Werkzeugliste, Verträge, Datenklassen-Beispiele, Pannen, Schulungsbedarf. Das Datum der letzten Überprüfung steht auf Seite eins; so sehen Auftraggeberinnen, dass die Richtlinie lebt.

Quellen

Datenschutz: Gemeindedaten im Sprachmodell (spekt.ch/wissen)Rechtsrahmen, vier Datenklassen, Geschäftsverträge, Anonymisierung, Hosting.
Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1)Auftragsbearbeitung (Art. 9), Bekanntgabe ins Ausland (Art. 16 f.), Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22).
Art. 320 StGB, Verletzung des AmtsgeheimnissesFür Gemeinden: Geheimnisse aus amtlicher Stellung.
privatim: Merkblatt «Cloud-spezifische Risiken und Massnahmen» (Version 3.02, Oktober 2026)Risikobeurteilung für öffentliche Organe.
Verlässlichkeit und Haftung bei KI-Inhalten (spekt.ch/wissen)Prüfpflicht, Verantwortung, Dokumentation der Prüfung.

Diese Seite gibt Erfahrungen aus der Beratungs- und Entwicklungspraxis von SPEKTRUM wieder. Funktionen, Verträge und Preise der genannten Anbieter ändern sich; massgebend sind deren aktuelle Bedingungen und bei Personendaten das anwendbare Datenschutzrecht. Keine Rechtsberatung.