KI im Planungsbüro

Datenschutz: Was darf mit Gemeindedaten ins Sprachmodell? Regeln für Planungsbüros und Verwaltungen

Öffentliche Planungsdaten dürfen in jedes Sprachmodell: Zonenpläne, Baureglemente, Richtpläne, publizierte Berichte und Entscheide enthalten keine schützenswerten Personendaten. Heikel sind Personendaten aus Baugesuchen, Einsprachen, Mitwirkungseingaben, Grundeigentümerlisten und Protokollen: Für sie gilt das Datenschutzgesetz des Bundes (DSG) für Private und das kantonale Datenschutzrecht für Gemeinden, dazu das Amtsgeheimnis für Behörden und die vertragliche Vertraulichkeit für beauftragte Büros. Drei Regeln decken die meisten Fälle ab: Erstens nur Werkzeuge mit Geschäftsvertrag, der Auftragsbearbeitung regelt, Training ausschliesst und den Standort nennt; private Konten sind tabu. Zweitens Personendaten vor der Eingabe anonymisieren oder pseudonymisieren, wenn das Ergebnis sie nicht braucht, was bei Mitwirkungsauswertungen und Berichtsentwürfen fast immer der Fall ist. Drittens für Gemeindeaufträge die Zustimmung der Gemeinde einholen, weil viele kantonale Gesetze vor der Nutzung von Cloud-Diensten eine Risikobeurteilung verlangen und teils den Standort Schweiz oder EU fordern. Besonders schützenswerte Daten (Gesundheit, Religion, Strafverfolgung), die in Einsprachen vorkommen können, gehören nur in Werkzeuge, die Schweizer oder EU-Hosting und ein Datenschutz-Folgenabschätzung durchlaufen haben, oder gar nicht ins Modell. Wer diese Regeln in eine zweiseitige Nutzungsrichtlinie schreibt, hat den Datenschutz gelöst und kann arbeiten.

Stand: 1. November 2026Autor: Andreas Rupf, Raum- und Stadtplaner, Dozent ETH ZürichErfahrungen aus der Beratungspraxis

Der Rechtsrahmen: Bund, Kanton, Amtsgeheimnis

Für Planungsbüros als private Unternehmen gilt das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, in Kraft seit 1. September 2023). Es schützt Personendaten natürlicher Personen, verlangt Verhältnismässigkeit, Zweckbindung und Datensicherheit, regelt die Auftragsbearbeitung (Art. 9), die Bekanntgabe ins Ausland (Art. 16 und 17) und die Datenschutz-Folgenabschätzung bei hohem Risiko (Art. 22). Sachdaten ohne Personenbezug, also der grösste Teil der Planungsdaten, fallen nicht darunter.

Für Gemeinden und Kantone gilt nicht das DSG, sondern das kantonale Datenschutzrecht, etwa das Gesetz über die Information und den Datenschutz in Zürich oder das Datenschutzgesetz des Kantons Bern, mit eigenen Datenschutzbeauftragten und eigenen Vorgaben für die Auslagerung an Cloud-Dienste. Mehrere Kantone verlangen vor der Nutzung von Cloud-Diensten eine dokumentierte Risikobeurteilung und setzen für besonders schützenswerte Daten den Standort Schweiz oder eine gleichwertige Garantie voraus. Ein Planungsbüro, das für eine Gemeinde arbeitet, ist deren Auftragsbearbeiter und an diese Vorgaben vertraglich gebunden.

Dazu kommt das Amtsgeheimnis (Art. 320 StGB) für Behördenmitglieder und Angestellte, das auch für Beauftragte gelten kann, und die vertragliche Vertraulichkeit aus dem Planungsauftrag. Wer Unterlagen aus einem laufenden Verfahren in ein Modell eingibt, ohne dass die Gemeinde das weiss, verletzt in der Regel den Vertrag, selbst wenn der Datenschutz eingehalten wäre.

Bekanntgabe ins Ausland: Daten dürfen in Staaten mit angemessenem Datenschutz bekannt gegeben werden; die EU und das Vereinigte Königreich gehören dazu, die USA für Unternehmen, die dem Swiss-US Data Privacy Framework beigetreten sind, sonst mit Standardvertragsklauseln. Für Private ist das handhabbar; für Behördendaten entscheidet das kantonale Recht, und es ist oft strenger.

Nicht zu vergessen: Urheberrechte an Plänen und Berichten Dritter, Geheimhaltung in Wettbewerben und Studienaufträgen, und die Informationspflicht gegenüber Betroffenen, wenn ihre Daten mit neuen Mitteln bearbeitet werden. Keine dieser Fragen verbietet Sprachmodelle; alle verlangen, dass das Büro weiss, welche Daten es wohin gibt.

Vier Datenklassen aus dem Planungsalltag

Die Praxis wird einfach, wenn das Büro seine Daten in vier Klassen teilt und je Klasse festlegt, welches Werkzeug erlaubt ist.

Klasse 1, öffentlich. Zonenpläne, Bau- und Zonenordnungen, Richtpläne, Gesetze, publizierte Planungsberichte, Gerichtsentscheide, Gemeindeversammlungsvorlagen, Geodaten der Kantone, ÖREB-Auszüge. Keine Einschränkung; jedes Werkzeug ist erlaubt, auch ohne Vertrag, solange keine Geschäftsgeheimnisse des Büros mitgehen.

Klasse 2, intern. Entwürfe von Berichten, interne Notizen, Offerten, Kalkulationen, Protokolle ohne Personendaten Dritter, Vorprüfungsentwürfe. Keine Personendaten, aber Geschäfts- und Verfahrensgeheimnisse. Erlaubt in Werkzeugen mit Geschäftsvertrag ohne Training; private Konten nein.

Klasse 3, Personendaten. Baugesuche mit Namen und Adressen, Einsprachen, Mitwirkungseingaben mit Absendern, Grundeigentümerlisten, Sitzungsprotokolle mit Aussagen einzelner Personen, Korrespondenz. Erlaubt nur mit Geschäftsvertrag, der Auftragsbearbeitung, Nichttraining, Standort und Löschfristen regelt, bei Gemeindeaufträgen mit Zustimmung der Gemeinde; vor der Eingabe anonymisieren oder pseudonymisieren, wenn das Ergebnis die Namen nicht braucht. Bei Mitwirkungsauswertungen braucht es sie fast nie: Die Eingabe wird inhaltlich ausgewertet, die Zuordnung zum Absender bleibt in der Tabelle des Büros.

Klasse 4, besonders schützenswert. Angaben zu Gesundheit, Religion, Herkunft, Strafverfahren, Sozialhilfe, wie sie in Einsprachen, Härtefallgesuchen oder Protokollen vorkommen können. Nur in Werkzeugen mit Schweizer oder EU-Hosting und dokumentierter Risikobeurteilung, besser gar nicht: Solche Passagen vor der Eingabe entfernen.

Zwei Sonderfälle: Audioaufnahmen von Sitzungen für Protokolle sind Klasse 3 mit Informationspflicht gegenüber allen Teilnehmenden; Pläne und Berichte Dritter unterliegen zusätzlich dem Urheberrecht und dürfen nicht in Werkzeuge, die Inhalte weiterverwenden.

Verträge, Anonymisierung, Hosting: die drei Stellschrauben

Der Geschäftsvertrag ist die wichtigste Stellschraube. Consumer-Konten von ChatGPT, Claude, Gemini und anderen dürfen Eingaben je nach Einstellung für das Training verwenden, bieten keinen Auftragsbearbeitungsvertrag und keine zentrale Verwaltung. Business-, Team- und Enterprise-Verträge schliessen Training aus, regeln die Auftragsbearbeitung nach DSG und DSGVO, nennen Standort und Subunternehmer und erlauben Löschfristen bis zur Null-Aufbewahrung über die Schnittstelle. Das Büro schliesst einen solchen Vertrag ab, richtet Konten zentral ein und untersagt private Konten für Geschäftsdaten. Damit sind Klasse 2 und ein grosser Teil von Klasse 3 abgedeckt.

Anonymisierung vor der Eingabe löst die meisten Fälle von Klasse 3. Namen, Adressen, Parzellennummern und Telefonnummern werden durch Platzhalter ersetzt (Einsprecher 7, Parzelle A); die Zuordnung bleibt in einer Tabelle beim Büro. Für Mitwirkungsauswertungen, Berichtsentwürfe und Zusammenfassungen braucht das Modell die Identität nicht. Werkzeuge mit Fachanbindung können das automatisieren: Der Auswertungs-Agent von SPEKTRUM zerlegt Eingaben in Anliegen und arbeitet mit Nummern statt Namen.

Hosting in der Schweiz oder der EU ist die dritte Stellschraube, nötig für Klasse 4 und für Gemeinden, deren kantonales Recht es verlangt. Optionen sind europäische Anbieter wie Mistral, Datenresidenz in Europa bei den grossen Anbietern (für Geschäftskunden wählbar), Schweizer Plattformen mit Apertus oder der eigene Server. Die Werkzeuge von SPEKTRUM laufen mit EU-gehosteten Modellen und legen ihre Subunternehmer offen; Interessenabwägung AI lässt sich für Kantone auf eigener Infrastruktur betreiben.

Die Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22 DSG, kantonal ähnlich) ist Pflicht, wenn die Bearbeitung ein hohes Risiko für die Betroffenen mit sich bringen kann, etwa bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Daten oder systematischer Überwachung. Für den Normalfall eines Planungsbüros ist sie nicht nötig; für eine Gemeinde, die Einsprachen und Baugesuche systematisch mit KI bearbeitet, meist schon. Sie ist zwei bis vier Seiten lang: Zweck, Daten, Risiken, Massnahmen, Restrisiko.

Informationspflicht: Die Datenschutzerklärung des Büros nennt, dass Sprachmodelle als Auftragsbearbeiter eingesetzt werden, welche Anbieter und wo. Bei Sitzungsaufnahmen werden Teilnehmende vorher informiert. Gemeinden ergänzen ihre Datenschutzerklärung und informieren bei Mitwirkungen, dass Eingaben mit KI-Unterstützung ausgewertet werden.

Die Nutzungsrichtlinie auf zwei Seiten

Eine Richtlinie, die niemand liest, hilft nicht. Zwei Seiten reichen, wenn sie konkret sind.

1. Zweck und Geltung. Für wen die Richtlinie gilt (alle Mitarbeitenden, Freelancer, Praktikantinnen), für welche Werkzeuge, ab wann.

2. Erlaubte Werkzeuge. Namentlich, mit Vertragsart und Verwaltungsperson; alles andere ist für Geschäftsdaten untersagt, insbesondere private Konten.

3. Datenklassen und Matrix. Die vier Klassen mit Beispielen aus dem eigenen Büro und je Klasse die erlaubten Werkzeuge, die Pflicht zur Anonymisierung und der Vorbehalt der Zustimmung der Auftraggeberin.

4. Verbotene Eingaben. Besonders schützenswerte Daten, Passwörter und Zugangsdaten, Unterlagen Dritter unter Geheimhaltung, Audioaufnahmen ohne Information der Teilnehmenden.

5. Prüfpflicht und Kennzeichnung. Jede Ausgabe ist ein Entwurf; rechtliche Aussagen brauchen eine Fundstelle; Dokumente, die das Büro verlassen, werden von einer Fachperson verantwortet; interne Entwürfe werden als KI-gestützt gekennzeichnet.

6. Zuständigkeiten. Verantwortliche Person für Werkzeuge und Richtlinie, Ansprechperson bei Zweifel, Meldung von Pannen (falsche Eingabe, Datenabfluss) innert 24 Stunden.

7. Überprüfung. Richtlinie wird halbjährlich nachgeführt; neue Werkzeuge werden vor dem Einsatz geprüft.

Die Richtlinie wird von der Geschäftsleitung unterschrieben, in der Schulung besprochen und den Gemeinden auf Anfrage vorgelegt. Nach unserer Erfahrung ist genau das der Unterschied zwischen Büros, die von Gemeinden KI-gestützte Arbeit akzeptiert bekommen, und Büros, die sie verstecken müssen.

Zehn Punkte, die den Datenschutz lösen

Wer alle zehn Punkte bejaht, kann mit Gemeindedaten arbeiten:

Geschäftsvertrag mit jedem AnbieterAuftragsbearbeitung, kein Training, Standort, Subunternehmer, Löschfristen; Nachweis abgelegt.
Keine privaten Konten für GeschäftsdatenZentrale Konten, Verwaltungskonsole, Abschaltung beim Austritt.
Vier Datenklassen mit WerkzeugmatrixMit Beispielen aus dem eigenen Büro, in der Richtlinie und in der Schulung.
Anonymisierung als Standard für Klasse 3Platzhalter statt Namen; Zuordnungstabelle bleibt im Büro; Vorlagen enthalten den Schritt.
Zustimmung der Gemeinde bei AufträgenSchriftlich, mit Nennung der Werkzeuge und Datenklassen; kantonale Vorgaben zur Cloud-Nutzung geprüft.
Hosting in der Schweiz oder EU für sensible DatenEuropäischer Anbieter, Datenresidenz oder eigener Betrieb; Klasse 4 nur so oder gar nicht.
Datenschutz-Folgenabschätzung, wo nötigBei systematischer Bearbeitung von Einsprachen, Baugesuchen oder besonders schützenswerten Daten; zwei bis vier Seiten.
Information der BetroffenenDatenschutzerklärung ergänzt; Sitzungsteilnehmende und Mitwirkende informiert.
Prüfpflicht und Verantwortung geregeltFachperson verantwortet jedes Dokument; rechtliche Aussagen mit Fundstelle; Kennzeichnung intern.
PannenplanWas tun bei falscher Eingabe oder Datenabfluss: Meldung, Löschung beim Anbieter verlangen, Betroffene und Gemeinde informieren, dokumentieren.

Welche Daten in welches Werkzeug dürfen

Die Matrix für die Nutzungsrichtlinie; «Vertrag» heisst Geschäftsvertrag mit Auftragsbearbeitung und ohne Training:

Datenklasse	Beispiele	Consumer-Konto	Vertrag, US-Anbieter	Vertrag, Hosting Schweiz oder EU	Eigener Server
1 Öffentlich	Zonenplan, Baureglement, Richtplan, Gesetze, publizierte Berichte und Entscheide, Geodaten	Ja, ohne Geschäftsgeheimnisse	Ja	Ja	Ja
2 Intern	Berichtsentwürfe, Notizen, Offerten, Kalkulationen, Protokolle ohne Personendaten Dritter	Nein	Ja	Ja	Ja
3 Personendaten	Baugesuche, Einsprachen, Mitwirkungseingaben mit Absender, Eigentümerlisten, Korrespondenz	Nein	Nur anonymisiert oder mit Zustimmung der Gemeinde und Angemessenheitsnachweis	Ja, mit Zustimmung der Gemeinde; anonymisieren, wo möglich	Ja
4 Besonders schützenswert	Gesundheit, Religion, Herkunft, Strafverfahren, Sozialhilfe in Einsprachen oder Protokollen	Nein	Nein	Nur mit Risikobeurteilung und Folgenabschätzung; Passagen vorher entfernen	Ja, mit Folgenabschätzung
Sonderfall Audio	Sitzungsaufnahmen für Protokolle	Nein	Mit Vertrag und Information der Teilnehmenden	Ja, mit Information der Teilnehmenden	Ja
Sonderfall Dritte	Pläne, Gutachten, Berichte anderer Büros unter Urheberrecht oder Geheimhaltung	Nein	Nur mit Einwilligung des Urhebers	Nur mit Einwilligung des Urhebers	Nur mit Einwilligung des Urhebers

Matrix aus der Beratungspraxis von SPEKTRUM auf Basis von DSG und kantonalem Datenschutzrecht; die Vorgaben des zuständigen kantonalen Datenschutzbeauftragten gehen vor.

In sieben Schritten zur Nutzungsrichtlinie

Für ein Büro oder eine Bauverwaltung, zwei bis drei Wochen:

Daten und Werkzeuge erheben Welche Datenarten bearbeitet das Büro, welche Werkzeuge sind im Einsatz, mit welchen Konten; inklusive Schattennutzung, ohne Schuldzuweisung.
Rechtsrahmen klären DSG für das Büro, kantonales Datenschutzrecht der wichtigsten Auftraggeberinnen, Vertraulichkeitsklauseln in laufenden Verträgen; bei Unsicherheit die kantonale Datenschutzstelle fragen, deren Merkblätter sind frei zugänglich.
Datenklassen und Matrix festlegen Vier Klassen mit eigenen Beispielen; je Klasse erlaubte Werkzeuge, Anonymisierungspflicht, Zustimmungsvorbehalt.
Verträge abschliessen und Konten umstellen Geschäftsverträge mit den gewählten Anbietern, zentrale Konten, private Konten ablösen; Nachweise ablegen.
Richtlinie schreiben Zwei Seiten nach dem Muster oben; von der Geschäftsleitung unterschrieben; Datenschutzerklärung ergänzen.
Schulen und Vorlagen anpassen Halber Tag mit dem Kernteam; Anonymisierungsschritt in die Vorlagen der Arbeitsabläufe einbauen; Pannenplan besprechen.
Gemeinden informieren und überprüfen Auftraggeberinnen die Richtlinie vorlegen, Zustimmung einholen; halbjährliche Überprüfung terminieren.

Aus der Praxis

Wie SPEKTRUM mit Daten umgeht

SPEKTRUM entwickelt und betreibt Werkzeuge, die mit Gemeindedaten arbeiten, und wendet die Regeln dieser Seite auf sich selbst an. Die Werkzeuge Interessenabwägung AI, UVP-Screening und Mehrwertausgleich laufen mit Sprachmodellen eines europäischen Anbieters, der die Daten in Europa verarbeitet; MINU-AI, das Protokollwerkzeug, ist DSGVO-konform in der EU gehostet, nennt seine Subunternehmer und hat einen Vertreter in der EU. Der SPEKTRUM MCP arbeitet mit öffentlichen Daten: Gesetze, Rechtsprechung, Geodaten, Baureglemente; Personendaten braucht er nicht.

Für die eigenen Agenten gilt die Zwei-Modell-Strategie mit Datenklassen: Routinen und interne Daten laufen über Mistral, anspruchsvolle Texte über Claude mit Geschäftsvertrag; private Konten gibt es nicht. Mitwirkungsauswertungen werden mit Nummern statt Namen bearbeitet, die Zuordnung bleibt in der Tabelle des Projekts.

In der Innovation-Sandbox für KI des Kantons Zürich ist genau diese Frage eine der vier Fragestellungen, die SPEKTRUM mit Kanton und Wissenschaft bearbeitet: welche Daten in welches Modell dürfen und wie eine Gemeinde das nachweisbar regelt. Für Kantone und grosse Gemeinden, deren Datenschutzrecht Cloud-Dienste ausschliesst, lässt sich Interessenabwägung AI auf eigener Infrastruktur mit einem lokalen Modell wie Apertus betreiben; die Verarbeitungslogik bleibt dieselbe, die Daten verlassen das Haus nicht.

Häufige Fragen

Dürfen wir ein Baugesuch mit ChatGPT zusammenfassen?

Mit einem Geschäftsvertrag, der Training ausschliesst und Auftragsbearbeitung regelt, und mit Zustimmung der Gemeinde ja; besser anonymisieren Sie Gesuchstellende und Parzelle vorher, denn für die Zusammenfassung braucht das Modell die Namen nicht. Mit einem privaten Konto nein. Als Gemeinde gilt zusätzlich das kantonale Datenschutzrecht, das oft eine Risikobeurteilung vor der Cloud-Nutzung verlangt; die Datenschutzstelle des Kantons hat dafür Merkblätter.

Dürfen wir Mitwirkungseingaben mit KI auswerten?

Ja, und es ist eine der sinnvollsten Anwendungen. Die Eingaben werden vor der Auswertung von Absenderangaben getrennt und nummeriert; das Modell zerlegt den Inhalt in Anliegen und bündelt sie, die Zuordnung zu den Absendern bleibt in der Tabelle der Gemeinde. Informieren Sie in der Mitwirkungsmitteilung, dass die Auswertung KI-gestützt erfolgt und die Stellungnahmen von der Gemeinde verantwortet werden. Die Eingaben selbst sind nach den meisten kantonalen Gesetzen öffentlich einsehbar, die Hürde ist also tiefer als bei Einsprachen.

Was ist mit Einsprachen?

Einsprachen sind Personendaten aus einem laufenden Verfahren, unterliegen dem Amtsgeheimnis und können besonders schützenswerte Angaben enthalten, etwa zur Gesundheit. Sie gehören nur anonymisiert in Werkzeuge mit Geschäftsvertrag, bei besonders schützenswerten Passagen nur in Werkzeuge mit Schweizer oder EU-Hosting nach Risikobeurteilung, oder die Passagen werden vorher entfernt. Für den Entwurf eines Einspracheentscheids reicht in der Regel die anonymisierte Fassung; den Entscheid verantwortet die Behörde.

Reicht es, wenn der Anbieter DSGVO-konform ist?

Für ein Schweizer Büro ist die DSGVO-Konformität ein gutes Zeichen, aber nicht die Antwort: Massgebend sind das DSG und für Gemeindeaufträge das kantonale Recht. Prüfen Sie konkret: Auftragsbearbeitungsvertrag, Ausschluss von Training, Standort der Verarbeitung, Subunternehmer, Löschfristen, Zugriff durch Personal des Anbieters. Diese Antworten gehören in den Vertrag. Für Kantone, die den Standort Schweiz verlangen, hilft DSGVO-Konformität allein nicht.

Müssen wir die Betroffenen informieren?

Ja, in angemessener Form. Das Büro ergänzt seine Datenschutzerklärung um den Einsatz von Sprachmodellen als Auftragsbearbeiter mit Anbieter und Standort. Gemeinden informieren in Mitwirkungs- und Auflageverfahren, dass Eingaben KI-gestützt ausgewertet werden. Bei Sitzungsaufnahmen für Protokolle werden alle Teilnehmenden vorher informiert, und wer nicht aufgenommen werden will, hat Anspruch darauf. Eine Einwilligung ist in den meisten Fällen nicht nötig, Transparenz schon.

Was tun, wenn jemand versehentlich Personendaten in ein privates Konto eingegeben hat?

Eingabe und Verlauf im Konto löschen, beim Anbieter die Löschung verlangen (bei den grossen Anbietern über die Datenschutzkontaktstelle), den Vorfall intern dokumentieren mit Datum, Daten und Massnahmen, und die Verantwortliche informieren. Ob die Gemeinde oder die Betroffenen zu informieren sind, hängt vom Risiko ab: bei Namen und Adressen aus einem Baugesuch meist nicht, bei besonders schützenswerten Daten ja, nach DSG dann auch der Datenschutzbeauftragte des Bundes oder des Kantons. Danach die Ursache beheben: Konto abschalten, Schulung nachholen, Vorlage mit Anonymisierungsschritt.

Quellen

Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1)Art. 5 Begriffe, Art. 9 Auftragsbearbeitung, Art. 16 und 17 Bekanntgabe ins Ausland, Art. 19 Informationspflicht, Art. 22 Datenschutz-Folgenabschätzung, Art. 24 Meldung von Verletzungen.
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)Merkblätter zu Cloud-Diensten, Bekanntgabe ins Ausland und künstlicher Intelligenz; Liste der Staaten mit angemessenem Datenschutz.
Art. 320 StGB, Verletzung des AmtsgeheimnissesGilt für Behördenmitglieder und Angestellte, nach Rechtsprechung auch für Beauftragte, die amtliche Aufgaben wahrnehmen.
KI-Zugriff auf das Firmenwissen: RAG (Andreas Rupf, Juni 2026)Warum die Datenordnung vor dem Anschluss ans Modell kommt.
Apertus: Souveräne KI für die öffentliche Verwaltung (Andreas Rupf, März 2026)Lokal betriebene Modelle als Option für Kantone und Gemeinden.

Diese Seite gibt Erfahrungen aus der Beratungs- und Entwicklungspraxis von SPEKTRUM wieder. Funktionen, Verträge und Preise der genannten Anbieter ändern sich; massgebend sind deren aktuelle Bedingungen und bei Personendaten das anwendbare Datenschutzrecht. Keine Rechtsberatung.