KI im Planungsbüro

Protokolle mit KI: Sitzungen von Baukommission, Gemeinderat und Planungsteam aus der Aufnahme protokollieren, rechtssicher und in der eigenen Vorlage

Ein KI-Protokoll entsteht in vier Schritten: Die Sitzung wird mit Wissen und Einverständnis der Teilnehmenden aufgenommen, die Aufnahme wird transkribiert (heute auch auf Schweizerdeutsch und bei Sprachwechseln zuverlässig), ein Sprachmodell erstellt aus dem Transkript einen Entwurf in der Vorlage der Gemeinde oder des Büros mit Traktanden, Beschlüssen und Pendenzen, und die Protokollführung prüft den Entwurf, bevor das Gremium ihn genehmigt. Aus zwei bis drei Stunden Nacharbeit werden dreissig Minuten Prüfung; die Qualität steigt, weil nichts vergessen geht und Beschlüsse wörtlich festgehalten werden. Rechtlich gilt: Nichtöffentliche Gespräche dürfen nur mit Einwilligung aller Teilnehmenden aufgenommen werden (Art. 179ter StGB), die Aufnahme ist Klasse-3-Daten mit Informationspflicht, das Werkzeug braucht einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung, und für Gemeinden gilt das kantonale Datenschutzrecht mit Risikobeurteilung. Das Protokoll selbst bleibt, was es war: das vom Gremium genehmigte Dokument, verantwortet von der Protokollführung, nicht vom Werkzeug. MINU-AI, das Protokollwerkzeug von SPEKTRUM, arbeitet nach diesen Regeln: Transkription und Entwurf laufen EU-gehostet, Audiodaten werden nach der Verarbeitung gelöscht und nicht für Training verwendet, Vorlagen für Gemeinden und eigene Musterprotokolle sind hinterlegbar, Export als Word oder PDF. Vertrauliche Traktanden werden vor der Aufnahme ausgeklammert, Abstimmungsergebnisse von der Protokollführung gezählt, nicht vom Modell.

Stand: 1. November 2026Autor: Andreas Rupf, Raum- und Stadtplaner, Dozent ETH ZürichErfahrungen aus der Beratungspraxis

Was Protokollpflicht und Protokollart verlangen

Gemeinderäte, Kommissionen und Gemeindeversammlungen sind nach kantonalem Gemeinderecht zur Protokollführung verpflichtet: Beschlüsse, Anträge und Abstimmungsergebnisse müssen festgehalten und vom Gremium genehmigt werden; das Protokoll ist Beweis für das, was beschlossen wurde, und Grundlage für Verfügungen und Rechtsmittel. Planungsbüros führen Protokolle aus Vertrag und Sorgfalt: Sitzungen mit der Gemeinde, Werkstätten, Augenscheine, Projektsitzungen. Was jeweils verlangt wird, bestimmt die Protokollart.

Beschlussprotokoll. Traktanden, Anträge, Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis, Pendenzen mit Verantwortlichen und Terminen. Die Regel für Gemeinderat und Baukommission; kurz, präzise, ohne Diskussionsverlauf. KI eignet sich gut, weil die Struktur fest ist; die Protokollführung zählt die Stimmen selbst.

Ergebnisprotokoll. Beschlüsse plus die wesentlichen Argumente und Erwägungen je Traktandum in wenigen Sätzen. Üblich in Planungskommissionen und bei Vorentscheiden, weil die Begründung später im Planungsbericht oder in der Verfügung gebraucht wird. KI eignet sich gut, wenn die Vorlage vorgibt, wie viel Diskussion festgehalten wird.

Verlaufs- oder Wortprotokoll. Der Gesprächsverlauf nahe am Original, mit Sprecherzuordnung. Für Parlamente, Anhörungen, Interviews und Mitwirkungsveranstaltungen, bei denen es auf den Wortlaut ankommt. KI liefert hier das Transkript; die Nacharbeit besteht im Zuordnen der Sprechenden und im Glätten.

Was in jedes Protokoll gehört: Gremium, Datum, Ort, Anwesende und Entschuldigte, Vorsitz und Protokollführung, Traktandenliste, je Traktandum Beschluss oder Ergebnis, Pendenzen, Unterschriften oder Genehmigungsvermerk. Die Vorlage der Gemeinde oder des Büros legt das fest; das Werkzeug füllt die Vorlage, es erfindet keine Struktur. Bei Baukommissionen kommt dazu: Gesuchsnummer, Parzelle, Gesuchstellende als Pseudonym im Werkzeug, Beschluss mit Auflagen, Rechtsmittelhinweis in der Verfügung, nicht im Protokoll.

Vor der Aufnahme: Einwilligung, Datenschutz, Öffentlichkeit

Einwilligung. Wer ein nichtöffentliches Gespräch, an dem er teilnimmt, ohne Einwilligung der anderen auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach Art. 179ter StGB strafbar. Sitzungen von Gemeinderat, Kommissionen und Projektteams sind nichtöffentliche Gespräche. Die Regel ist einfach: Die Aufnahme wird zu Beginn angekündigt, der Zweck (Protokollentwurf) und die Löschung genannt, und wer nicht einverstanden ist, kann widersprechen; dann wird nicht aufgenommen. Bei ständigen Gremien genügt ein einmaliger Beschluss mit Vermerk im Protokoll und ein Hinweis in der Einladung. Bei Gästen, Gesuchstellenden und Einsprechenden an einer Sitzung wird die Einwilligung vor Ort eingeholt oder für ihr Traktandum nicht aufgenommen.

Datenschutz. Die Aufnahme enthält Stimmen und Aussagen von Personen, oft auch Angaben über Dritte: Klasse 3 der Datenklassen, bei Härtefällen und Sozialem Klasse 4. Das Werkzeug braucht einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit Trainingsausschluss, Standort und Löschfristen; für Gemeinden gilt das kantonale Datenschutzrecht mit Risikobeurteilung vor der Nutzung eines Cloud-Dienstes und Information der Datenschutzstelle. Audiodaten werden nach der Verarbeitung gelöscht; das Transkript wird nur so lange aufbewahrt, bis das Protokoll genehmigt ist, es sei denn, das Gremium beschliesst anderes.

Vertrauliche Traktanden. Personalgeschäfte, Härtefallgesuche, Rechtsstreitigkeiten, Landgeschäfte in Verhandlung: Für diese Traktanden wird die Aufnahme gestoppt und von Hand protokolliert. Die Traktandenliste markiert sie im Voraus.

Öffentlichkeit. Ob Sitzungen öffentlich sind, regelt das kantonale und kommunale Recht; Gemeindeversammlungen und Parlamente sind es, Gemeinderat und Kommissionen in der Regel nicht. Die Aufnahme einer öffentlichen Sitzung ist zulässig, aber auch dort wird sie angekündigt. Das Öffentlichkeitsprinzip betrifft das genehmigte Protokoll, nicht die Aufnahme und nicht das Transkript; beides sind Arbeitsmittel.

Amtsgeheimnis. Was in einer nichtöffentlichen Sitzung besprochen wird, bleibt im Gremium; ein Dienstleister mit Auftragsbearbeitungsvertrag ist kein Unbefugter, ein privates Konto bei einem KI-Anbieter ist eines. Die Nutzungsrichtlinie der Gemeinde nennt das Werkzeug und die Regeln.

Von der Aufnahme zum genehmigten Protokoll

Aufnahme. Mit dem Smartphone im Browser oder einem Aufnahmegerät in der Mitte des Tisches; bei grossen Räumen ein zweites Gerät. Vorher: Ankündigung, Traktandenliste mit vertraulichen Punkten, Namen und Fachbegriffe im Werkzeug hinterlegt (Personen, Orte, Projekte, Gesuchsnummern), damit die Schreibweise stimmt.

Transkription. Das Werkzeug wandelt die Aufnahme in Text, heute auch auf Schweizerdeutsch und bei Wechseln zwischen Sprachen zuverlässig; Fachbegriffe aus der Liste werden erkannt. Bei MINU-AI läuft die Transkription standardmässig mit einem europäischen Modell in der EU; Dateien bis 500 Megabyte und rund drei Stunden pro Sitzung.

Entwurf. Aus dem Transkript entsteht das Protokoll in der gewählten Form: Standardprotokoll mit Traktanden, Beschlüssen und Pendenzen, Interviewform nahe am Original, oder nach einem hochgeladenen Musterprotokoll des Büros oder der Gemeinde; Gemeindevorlagen mit Traktanden und Beschlüssen sind hinterlegt. Titel, Datum, Ort und Anwesende kommen in den Protokollkopf.

Prüfung. Die Protokollführung liest den Entwurf gegen das Gehörte: Beschlüsse wörtlich, Abstimmungsergebnisse selbst gezählt, Pendenzen mit Verantwortlichen und Terminen, Namen und Zahlen geprüft, Unklares nachgefragt, Vertrauliches ergänzt. Das dauert dreissig Minuten statt zwei bis drei Stunden Nacharbeit; es ist der Schritt, der die Verantwortung trägt.

Versand und Genehmigung. Export als Word oder PDF, Versand an das Gremium, Genehmigung an der nächsten Sitzung, Vermerk im Protokoll; Aufnahme und Transkript werden danach gelöscht, sofern nichts anderes beschlossen ist.

Qualitätsregeln: Nichts erfinden, Unklares markieren, Beschlüsse im Wortlaut, Diskussion nur so weit, wie die Protokollart es verlangt, keine Wertungen, Pseudonyme für Gesuchstellende und Einsprechende im Werkzeug, ein Satz in der Nutzungsrichtlinie zum KI-Einsatz. Was das Modell am besten kann, ist Vollständigkeit; was die Protokollführung kann, ist zu wissen, was gemeint war.

Grenzen und typische Fehler

Abstimmungen. Das Modell zählt keine Hände; es hört «angenommen» oder «abgelehnt», wenn es gesagt wird. Die Protokollführung zählt und sagt das Ergebnis laut, dann steht es im Transkript.

Gleichzeitiges Sprechen. Bei Durcheinander verliert jede Transkription Sätze; die Sitzungsleitung sorgt für Reihenfolge, das Werkzeug für den Rest.

Sprecherzuordnung. Wer was gesagt hat, erkennt das Werkzeug nur teilweise; im Beschlussprotokoll ist das unerheblich, im Verlaufsprotokoll eine Nacharbeit. Namensnennung vor dem Votum hilft.

Fachbegriffe und Namen. Ohne hinterlegte Liste wird aus «Gestaltungsplan Lindenmatt» leicht etwas anderes. Die Liste wird vor der ersten Sitzung angelegt und laufend ergänzt.

Zahlen. Beträge, Masse, Parzellennummern werden gegen die Unterlagen geprüft, nicht gegen das Transkript.

Zu viel Protokoll. Das Modell schreibt gern ausführlich. Die Vorlage und die Protokollart begrenzen das; ein Beschlussprotokoll ist kein Bericht.

Zu wenig Prüfung. Ein Entwurf, der ungelesen verschickt wird, ist der häufigste Fehler, und der einzige, der Schaden anrichtet. Die dreissig Minuten Prüfung sind nicht verhandelbar.

Vertrauliches im Transkript. Wird die Aufnahme bei vertraulichen Traktanden nicht gestoppt, stehen sie im Transkript und im Werkzeug. Die markierte Traktandenliste und die Gewohnheit, auf Stopp zu drücken, lösen das.

Zehn Punkte für KI-Protokolle im Gremium

Für Gemeinderat, Baukommission, Planungskommission und Projektteam:

Beschluss des GremiumsEinmaliger Beschluss zur Aufnahme mit Zweck, Werkzeug und Löschung; Vermerk im Protokoll, Hinweis in der Einladung.
Ankündigung zu BeginnJede Sitzung: Aufnahme angekündigt, Widerspruch möglich; Gäste und Gesuchstellende eigens gefragt.
Vertrauliche Traktanden markiertPersonal, Härtefälle, Rechtsstreit, Landgeschäfte: Aufnahme gestoppt, Handprotokoll.
Werkzeug mit VertragAuftragsbearbeitung, Trainingsausschluss, Standort, Löschung; bei Gemeinden Risikobeurteilung und Datenschutzstelle informiert.
Vorlage hinterlegtProtokollart und Musterprotokoll der Gemeinde oder des Büros; Protokollkopf mit Gremium, Datum, Anwesenden.
Namen und Fachbegriffe gepflegtPersonen, Orte, Projekte, Gesuchsnummern im Werkzeug; vor jeder Sitzung ergänzt.
Pseudonyme im WerkzeugGesuchstellende und Einsprechende als Pseudonym; Zuordnung in den Akten.
Beschlüsse laut, Stimmen gezähltSitzungsleitung sagt jeden Beschluss und jedes Ergebnis laut; Protokollführung zählt.
Prüfung vor VersandEntwurf gegen das Gehörte und die Unterlagen gelesen; Unklares nachgefragt; Vier-Augen bei Verfügungen.
Löschung geregeltAufnahme und Transkript nach Genehmigung gelöscht; Protokoll archiviert nach Gemeinderecht.

Sitzungstypen und ihre Besonderheiten

Welche Protokollart passt, worauf zu achten ist und wo KI am meisten hilft:

Sitzung	Protokollart	Besonderheiten	KI-Nutzen
Gemeinderat	Beschlussprotokoll	Nichtöffentlich; vertrauliche Traktanden; Abstimmungen gezählt; Genehmigung an nächster Sitzung	Hoch: feste Struktur, viele Traktanden, Pendenzen
Baukommission	Beschlussprotokoll mit Auflagen	Gesuchsnummer, Parzelle, Pseudonyme; Beschluss wörtlich; Verfügung separat	Hoch: Beschlüsse mit Auflagen aus dem Wortlaut
Planungskommission	Ergebnisprotokoll	Begründungen für Planungsbericht und Vorlage; Varianten und Argumente	Hoch: Argumente je Traktandum, wiederverwendbar
Augenschein	Ergebnisprotokoll mit Feststellungen	Im Freien, mehrere Sprechende, Wind; Feststellungen gegen Pläne prüfen	Mittel: Transkript als Gedächtnis, Nacharbeit nötig
Mitwirkungsveranstaltung	Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll	Öffentlich, viele Stimmen, keine Namen Privater; Anliegen in die Auswertung	Hoch: Anliegen erfassen, Zuordnung zu Themen
Projektsitzung Büro und Gemeinde	Beschluss- oder Ergebnisprotokoll	Pendenzen mit Verantwortlichen und Terminen; Entscheide der Gemeinde markieren	Hoch: Pendenzenliste, Wochenübersicht
Interview, Anhörung	Wortprotokoll	Sprecherzuordnung, Wortlaut, Freigabe durch die befragte Person	Mittel: Transkript nahe am Original, Glätten von Hand

Einordnung SPEKTRUM aus der Protokollpraxis mit MINU-AI; Protokollpflicht und Öffentlichkeit richten sich nach kantonalem und kommunalem Recht.

KI-Protokolle in einem Gremium einführen

Von der ersten Sitzung bis zur Routine, etwa zwei Monate:

Grundlagen klären Protokollart und Vorlage je Gremium, kantonales Gemeinderecht zur Protokollführung, Datenschutzrecht; bei Gemeinden Risikobeurteilung und Information der Datenschutzstelle.
Werkzeug und Vertrag Werkzeug mit Auftragsbearbeitung, Trainingsausschluss, EU- oder Schweizer Hosting, Löschfristen; Konto für die Protokollführung; Vorlage hochladen.
Beschluss und Ankündigung Gremium beschliesst die Aufnahme mit Regeln; Vermerk im Protokoll; Hinweis in Einladungen; Traktandenliste mit Vertraulichkeitsmarkierung.
Erste Sitzung mit Doppelspur Aufnahme plus Handprotokoll; Entwurf gegen das Handprotokoll vergleichen; Namensliste und Vorlage nachschärfen.
Routine Ab der dritten Sitzung nur noch Aufnahme, Entwurf, Prüfung, Versand; Pendenzen in die Pendenzenliste des Gremiums; Löschung nach Genehmigung.
Überprüfung nach einem Quartal Zeitaufwand, Fehler, Rückmeldungen des Gremiums; Vorlage und Regeln anpassen; Ausweitung auf weitere Gremien.

Aus der Praxis

MINU-AI: Das Protokollwerkzeug von SPEKTRUM

MINU-AI ist aus dem eigenen Bedarf von SPEKTRUM entstanden: Sitzungen mit Gemeinden, Werkstätten, Kursen und Projektteams, deren Protokolle Abende kosteten. Das Werkzeug läuft im Browser, nimmt auf oder nimmt Dateien entgegen (bis 500 Megabyte, rund drei Stunden), transkribiert mit einem europäischen Modell in der EU, versteht über neunzig Sprachen inklusive Schweizerdeutsch und Sprachwechsel, und erstellt den Entwurf als Standardprotokoll mit Traktanden, Beschlüssen und Pendenzen, als Interviewprotokoll nahe am Original oder nach einem hochgeladenen Musterprotokoll; Gemeindevorlagen sind hinterlegt. Namen und Fachbegriffe werden vorab eingegeben, damit die Schreibweise stimmt. Export als Word oder PDF, Versand per E-Mail aus dem Werkzeug.

Datenschutz ist Teil der Architektur: Audiodaten werden nach der Verarbeitung gelöscht und nicht für das Training von Modellen verwendet; Transkription und Protokollerstellung laufen standardmässig bei Mistral AI in Paris, das System ist bei Hetzner in der EU gehostet, ein EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO ist benannt, die Subunternehmer sind offengelegt. Organisationen können alternativ ein anderes Transkriptionsmodell wählen. Gemeindevorlagen, Konten für mehrere Personen und ein Angebot mit Schnittstelle für Gemeinden und Organisationen sind verfügbar.

Die Erfahrung aus zwei Jahren Betrieb und aus den Rückmeldungen von Planungsbüros und Gemeinden: Die Technik ist nicht die Hürde, die Gewohnheit ist es. Gremien, die die Aufnahme einmal beschliessen, Beschlüsse laut sagen und die dreissig Minuten Prüfung einplanen, haben nach drei Sitzungen eine Routine, die niemand mehr hergeben will; Gremien, die das Werkzeug ohne Regeln einführen, stolpern über vertrauliche Traktanden und ungelesene Entwürfe. Darum steht in diesem Ratgeber mehr über Regeln als über Technik.

Häufige Fragen

Dürfen wir Sitzungen des Gemeinderats aufnehmen?

Ja, mit Einwilligung aller Teilnehmenden; nichtöffentliche Gespräche ohne Einwilligung aufzunehmen ist nach Art. 179ter StGB strafbar. In der Praxis beschliesst das Gremium die Aufnahme einmal mit Zweck, Werkzeug und Löschung, der Beschluss steht im Protokoll, die Einladung weist darauf hin, und jede Sitzung beginnt mit der Ankündigung. Gäste und Gesuchstellende werden eigens gefragt oder für ihr Traktandum nicht aufgenommen. Vertrauliche Traktanden werden nicht aufgenommen. Für Gemeinden kommt die Risikobeurteilung nach kantonalem Datenschutzrecht dazu.

Wie gut versteht das Werkzeug Schweizerdeutsch?

Heute gut: Die aktuellen Transkriptionsmodelle erkennen Schweizerdeutsch und Wechsel zwischen Dialekt, Hochdeutsch und Französisch innerhalb einer Sitzung und geben den Text auf Hochdeutsch wieder. Grenzen bleiben bei gleichzeitigem Sprechen, schlechter Aufnahme und seltenen Fachbegriffen; eine hinterlegte Liste mit Namen, Orten, Projekten und Gesuchsnummern löst den letzten Punkt. Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse werden laut und deutlich gesagt, dann stehen sie zuverlässig im Transkript.

Wer ist für das Protokoll verantwortlich?

Die Protokollführung und das Gremium, das es genehmigt, wie bisher. Das Werkzeug liefert einen Entwurf; die Protokollführung prüft ihn gegen das Gehörte und die Unterlagen, zählt Abstimmungen selbst, ergänzt Vertrauliches von Hand und versendet. Das genehmigte Protokoll ist das amtliche Dokument; Aufnahme und Transkript sind Arbeitsmittel, die nach der Genehmigung gelöscht werden. Ein Satz in der Nutzungsrichtlinie hält fest, dass Protokolle KI-gestützt entworfen und von der Protokollführung verantwortet werden.

Wo werden die Aufnahmen verarbeitet und wie lange gespeichert?

Das hängt vom Werkzeug ab; die Regel lautet: EU- oder Schweizer Hosting, Vertrag zur Auftragsbearbeitung, Trainingsausschluss, Löschung der Audiodaten nach der Verarbeitung, Transkript nur bis zur Genehmigung. Bei MINU-AI laufen Transkription und Entwurf standardmässig bei Mistral AI in Paris, das System ist bei Hetzner in der EU gehostet, Audiodaten werden nach der Verarbeitung gelöscht und nicht für Training verwendet, ein EU-Vertreter ist benannt. Consumer-Apps auf dem privaten Telefon erfüllen diese Regeln in der Regel nicht.

Eignet sich KI auch für Baukommissionen mit Gesuchen und Einsprachen?

Ja, mit zwei Regeln: Gesuchstellende und Einsprechende werden im Werkzeug als Pseudonyme geführt, die Zuordnung bleibt in den Akten; und Beschlüsse mit Auflagen werden im Wortlaut gesagt und im Entwurf gegen die Prüfliste der Vorprüfung geprüft. Das Protokoll hält den Beschluss fest, die Verfügung mit Rechtsmittelbelehrung entsteht separat, etwa mit dem Werkzeug «Bauentscheid entwerfen» des SPEKTRUM MCP. Härtefälle und Rechtsstreitigkeiten werden nicht aufgenommen.

Wie starten wir mit MINU-AI?

Konto anlegen, Vorlage der Gemeinde oder des Büros hochladen, Namen und Fachbegriffe hinterlegen, und die erste Sitzung mit Aufnahme und Handprotokoll im Doppel führen; der Vergleich zeigt, was die Vorlage noch braucht. Ab der dritten Sitzung läuft die Routine Aufnahme, Entwurf, Prüfung, Versand. Für Büros gibt es Konten für mehrere Personen mit Gemeindevorlagen, für Gemeinden und Organisationen ein Angebot mit Schnittstelle; die Pläne stehen auf minu-ai.ch.

Quellen

Art. 179ter StGB, Unbefugtes Aufnehmen von GesprächenNichtöffentliche Gespräche dürfen nur mit Einwilligung der Teilnehmenden aufgenommen werden.
Art. 320 StGB, Verletzung des AmtsgeheimnissesFür Gremien der Gemeinde: Inhalte nichtöffentlicher Sitzungen.
MINU-AI: KI-Protokolle aus AudioFunktionen, Protokollformate, Datenschutz, Hosting, Pläne.
Datenschutz: Gemeindedaten im Sprachmodell (spekt.ch/wissen)Datenklassen, Informationspflicht bei Audioaufnahmen, Auftragsbearbeitung.
KI-Nutzungsrichtlinie: Muster (spekt.ch/wissen)Audioaufnahmen ohne Information als verbotene Eingabe; Prüfpflicht und Verantwortung.

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