KI im Planungsbüro
Mitwirkung mit KI auswerten: Eingaben erfassen, Anliegen bündeln, Stellungnahmen entwerfen, Bericht bauen
Die Auswertung einer Mitwirkung ist die Aufgabe in der Nutzungsplanung, bei der Sprachmodelle am meisten Zeit sparen: Hunderte Eingaben lesen, in einzelne Anliegen zerlegen, thematisch bündeln, zählen, Stellungnahmen entwerfen und den Mitwirkungsbericht aufbauen. Was früher zwei bis drei Wochen Lesearbeit war, ist in zwei bis drei Tagen gebündelt. Das Modell leistet fünf Dinge: Es erfasst jede Eingabe mit Nummer, zerlegt sie in Anliegen (eine Eingabe enthält oft drei bis fünf), erkennt Sammeleingaben und Serienbriefe, ordnet die Anliegen Themen zu und zählt Eingaben, Anliegen und Mitwirkende getrennt, entwirft je Anliegen eine Stellungnahme mit Kategorie (berücksichtigt, teilweise, nicht berücksichtigt, zur Kenntnis genommen, nicht Gegenstand) und baut daraus das Gerüst des Berichts. Was es nicht tut: entscheiden. Wo die Gemeinde politisch wählen muss, bleibt der Entwurf offen und trägt den Marker [ENTSCHEID GEMEINDE] mit den Optionen. Die Regeln: anonymisiert arbeiten (Nummern statt Namen, Zuordnungsliste bleibt bei der Gemeinde), nichts erfinden, gleiches Anliegen gleich beantworten, wertschätzend und knapp formulieren, und im Bericht sagen, dass die Auswertung KI-gestützt war und die Stellungnahmen von der Gemeinde verantwortet werden. Die Mitwirkung nach Art. 4 RPG ist informell; Eingaben sind keine Rechtsmittel, und die Antworten sind nicht anfechtbar; die formelle Einsprache folgt erst im Auflageverfahren.
Warum die Auswertung heute Wochen dauert
Eine Ortsplanungsrevision in einer Gemeinde mit 5'000 Einwohnern löst typischerweise 50 bis 300 Mitwirkungseingaben aus, in grösseren Gemeinden und bei umstrittenen Vorlagen mehrere hundert. Sie kommen als Briefe, E-Mails, Formulare und Sammeleingaben mit Unterschriftenlisten, mal eine halbe Seite, mal zwölf. Jede Eingabe enthält mehrere Anliegen: die Dichte in Quartier X, die Parkplätze an der Strasse Y, ein Grundsatzvotum gegen Wachstum, eine Frage zum Verfahren.
Die Auswertung von Hand hat drei Engpässe. Erstens die Erfassung: Jede Eingabe wird gelesen, in Anliegen zerlegt und in eine Tabelle übertragen; bei 200 Eingaben sind das 600 bis 1'000 Zeilen. Zweitens die Konsistenz: Dasselbe Anliegen taucht in dreissig Eingaben in verschiedenen Worten auf und muss überall gleich beantwortet werden; wer am Tag zwölf antwortet, hat Tag drei vergessen. Drittens die Statistik: Eingaben, Anliegen und Mitwirkende sind drei verschiedene Zahlen, und Sammeleingaben mit 400 Unterschriften verzerren jede, die man nicht sauber führt.
Das Ergebnis sind Mitwirkungsberichte, die spät kommen, Anliegen zusammenfassen statt beantworten, oder im Ton zwischen Rechtfertigung und Belehrung schwanken. Die Mitwirkenden merken das, und die Akzeptanz der Vorlage leidet, bevor sie überhaupt aufgelegt ist.
Rechtlich ist die Mitwirkung nach Art. 4 RPG eine Informations- und Mitwirkungspflicht der Planungsbehörde: Die Bevölkerung soll sich in geeigneter Weise äussern können. Die Eingaben sind keine Rechtsmittel, die Antworten keine Verfügungen; sie können nicht angefochten werden. Die Kantone nennen das Verfahren verschieden (Mitwirkung, öffentliche Vernehmlassung, im Aargau das Einwendungsverfahren mit Einigungsverhandlung nach § 24 BauG), und der Bericht darüber ist Pflichtinhalt des Planungsberichts nach Art. 47 RPV. Die formelle Einsprache gegen den Plan folgt erst im Auflageverfahren; darauf verweist eine gute Stellungnahme, wo ein Anliegen rechtlich weiterverfolgt werden kann.
Was das Modell leistet: fünf Schritte
1. Erfassen. Jede Eingabe erhält eine Nummer (M-001, M-002), Eingangsdatum, Form (Brief, E-Mail, Formular), Absendertyp (privat, Organisation, Behörde, Partei) und bei Sammeleingaben die Zahl der Mitwirkenden. Das Modell liest PDF, Word und E-Mails, auch handschriftlich gescannte, und meldet Unleserliches als [FEHLT] statt es zu überbrücken. Ein Vollständigkeitsabgleich gegen die erwartete Zahl gehört dazu.
2. In Anliegen zerlegen. Aus M-003 werden M-003.1 (Dichte im Quartier), M-003.2 (Parkplätze), M-003.3 (Verfahren). Je Anliegen entsteht eine neutrale Paraphrase in ein bis zwei Sätzen, der betroffene Planungsinhalt (Kapitel, Plan, Bestimmung) und der Bezug zu Gebieten oder Parzellen. Serienbriefe und Sammeleingaben erkennt das Modell am gleichen oder fast gleichen Text und führt sie als ein Anliegen mit allen Nummern und der Zahl der Mitwirkenden.
3. Thematisch bündeln. Die Themen werden aus dem Material entwickelt, nicht aus einem festen Raster: Siedlung und Dichte, Verkehr und Parkierung, Grün- und Freiraum, Umwelt und Lärm, Landschaft und Ortsbild, Landwirtschaft, einzelne Gebiete, Verfahren und Information. Gleichgerichtete Anliegen werden zusammengefasst, gegenläufige ausdrücklich nebeneinander gestellt: «18 Eingaben verlangen mehr Dichte im Zentrum, 27 weniger.» Die Statistik führt Eingaben, Anliegen und Mitwirkende je Thema.
4. Stellungnahmen entwerfen. Je Anliegen ein Entwurf mit Kategorie und Begründung in zwei bis sechs Sätzen. Die Kategorie schlägt das Modell nur vor, wo sie sich aus der Vorlage, aus Richtplan- und Geodaten oder aus klarer Rechtslage ableiten lässt; Werkzeuge wie «Richtplan abfragen» und «Parzelle beurteilen» liefern die Fakten. Wo die Gemeinde politisch entscheiden muss, bleibt der Entwurf offen: [ENTSCHEID GEMEINDE: Dichte im Zentrum erhöhen, beibehalten oder senken; Konsequenzen für Kapazität und Mehrwertabgabe]. Gleiche Anliegen erhalten dieselbe Antwort oder einen Verweis.
5. Bericht bauen. Ausgangslage und Verfahren, Statistik mit den drei Zahlen, Auswertung nach Themen als Haupttext, Einzelbehandlung als Tabelle im Anhang, Pendenzenliste der offenen Entscheide. Daraus entsteht Kapitel 7 des Planungsberichts.
Im SPEKTRUM MCP erledigt das Werkzeug «Mitwirkung auswerten» die Schritte 1 bis 3 und das Berichtsgerüst in einem Aufruf: Vorlage, Verfahren, Eingaben mit Volltext hinein, Erfassungstabelle, Anliegen, Themen mit Zählung und Berichtsgerüst mit Markern heraus, standardmässig anonymisiert.
Grenzen und Regeln: was das Modell nicht darf
Nichts erfinden. Eine Begründung, die nicht aus der Vorlage, den Daten oder der Rechtslage folgt, ist keine Begründung. Das Modell darf keine Kategorie vorschlagen, wo die Gemeinde wählen muss, und keine Zusage machen, die der Gemeinderat nicht beschlossen hat. Darum die Marker: Sie machen die offenen Entscheide sichtbar und werden am Schluss als Pendenzenliste dem Gemeinderat oder der Planungskommission vorgelegt.
Nicht entscheiden. Die Kategorie «berücksichtigt» bedeutet, dass die Vorlage geändert wird; das beschliesst die Behörde. Das Modell bereitet vor, zählt, formuliert, verweist; es verabschiedet nichts. Im Bericht steht deshalb, wer die Stellungnahmen verabschiedet hat.
Ton. Jede Eingabe wird ernst genommen: sachlich, wertschätzend, ohne Belehrung, ohne Rechtfertigungsrhetorik, ohne Floskeldank in jeder Antwort; einmal im Vorspann genügt. Zwei bis sechs Sätze je Stellungnahme; rechtliche Verweise nur, wo sie tragen. Das Modell hält diesen Ton zuverlässiger als ein Team unter Zeitdruck am Tag zwölf, wenn die Vorlage ihn vorgibt.
Konsistenz. Gleiches Anliegen, gleiche Antwort, wortgleich oder mit Verweis. Das ist die Stärke des Modells und die Schwäche der Handarbeit; sie wird nur eingelöst, wenn die Anliegen vorher sauber gebündelt sind.
Datenschutz. Mitwirkungseingaben enthalten Namen, Adressen, oft Parzellennummern und gelegentlich Angaben zur Gesundheit oder zur persönlichen Lage. Standard ist die anonymisierte Auswertung: Nummern statt Namen, Behörden und Organisationen dürfen genannt werden, Privatpersonen nicht; die Zuordnungsliste bleibt als separate Datei bei der Gemeinde und ist nicht zur Publikation. Das Werkzeug läuft nur mit Geschäftsvertrag, und die Gemeinde stimmt der Auswertung zu. In der Mitwirkungsmitteilung oder im Bericht steht, dass die Auswertung KI-gestützt war.
Rechtslage im Bericht. Mitwirkung ist informell; die Antworten sind nicht anfechtbar. Wo ein Anliegen rechtlich weiterverfolgt werden kann, sagt die Stellungnahme, wo: «Die Rüge kann im Rahmen der öffentlichen Auflage als Einsprache vorgebracht werden.» Wo ein Anliegen ein anderes Verfahren betrifft (Strassenprojekt, Baugesuch, Schulraum), gehört es in die Kategorie «nicht Gegenstand der Vorlage» mit Hinweis auf die zuständige Stelle.
Mitwirkung, Einwendung, Vernehmlassung, Einsprache: die Begriffe
Die Kantone verwenden verschiedene Begriffe, und der Bericht übernimmt den Begriff des Kantons und der Gemeinde.
Mitwirkung (Art. 4 RPG) ist der Oberbegriff: Die Bevölkerung kann sich zu Entwürfen äussern, meist während 30 bis 60 Tagen, oft mit Informationsveranstaltung. Jede Person darf mitwirken, unabhängig vom Wohnort und ohne besondere Betroffenheit. Die Eingaben werden im Mitwirkungsbericht beantwortet, der publiziert und in den Planungsbericht aufgenommen wird.
Einwendungsverfahren heisst es im Aargau: Während der öffentlichen Auflage des Entwurfs kann Einwendungen erheben, wer ein schutzwürdiges eigenes Interesse hat; der Gemeinderat entscheidet in der Regel nach einer Einigungsverhandlung (§ 24 BauG). Das ist formeller als die Mitwirkung und näher an der Einsprache; die Antworten sind Entscheide, der Ton entsprechend.
Vernehmlassung ist der Begriff für die Anhörung von Behörden, Verbänden und Nachbargemeinden zu Richtplänen und kantonalen Vorlagen; die Eingaben sind fachlich und werden ebenso gebündelt und beantwortet.
Einsprache ist das formelle Rechtsmittel gegen den aufgelegten Nutzungsplan, mit Legitimation, Frist und anfechtbarem Entscheid. Sie gehört nicht in die Mitwirkungsauswertung; der Mitwirkungsbericht verweist auf sie als nächsten Schritt.
Für die KI-Auswertung ändert sich mit dem Verfahren der Massstab: Bei der Mitwirkung geht es um Bündeln, Zählen und sachliche Antworten; bei Einwendungen um einzelne, begründete Entscheide mit rechtlicher Prüfung, bei denen das Modell die Fakten liefert und die Behörde entscheidet. Das Werkzeug «Mitwirkung auswerten» kennt die drei Verfahrensarten und passt Gerüst und Sprache an.
Zehn Regeln für die KI-gestützte Mitwirkungsauswertung
Aus der Arbeitsanweisung, die SPEKTRUM selbst verwendet:
- Alles einlesen, dann eine RückfrageVorlage, Verfahren, Frist, Zuständigkeit, Anonymisierung, erwartete Zahl der Eingaben und gewünschtes Ergebnis in einer Runde klären, nicht tröpfchenweise.
- Vollständigkeit abgleichenErfasste Eingaben gegen die gelieferte Menge; Fehlendes und Unleserliches als [FEHLT] ausweisen, nie überbrücken.
- Eine Eingabe, mehrere AnliegenZerlegen in M-003.1, M-003.2; die Stellungnahme erfolgt je Anliegen.
- Sammeleingaben als ein AnliegenGleicher Text, alle Nummern zugeordnet, Zahl der Mitwirkenden ausgewiesen; nie N-fach beantworten.
- Themen aus dem MaterialCluster entwickeln, nicht aus einem festen Raster; gegenläufige Positionen nebeneinander stellen.
- Drei Zahlen führenEingaben, Anliegen, Mitwirkende, je Thema und gesamt; sie sind nie gleich.
- Kategorie nur mit GrundlageBerücksichtigt, teilweise, nicht berücksichtigt, zur Kenntnis genommen, nicht Gegenstand; vorschlagen nur, wo Vorlage, Daten oder Recht es tragen, sonst [ENTSCHEID GEMEINDE].
- Gleiches Anliegen, gleiche AntwortWortgleich oder mit Verweis; zwei bis sechs Sätze; rechtliche Verweise nur, wo sie tragen.
- Anonymisiert arbeitenNummern statt Namen, Zuordnungsliste separat und nicht zur Publikation; Behörden und Organisationen dürfen genannt werden.
- Pendenzenliste und Kapitel 7Offene Entscheide gesammelt dem Gremium vorlegen; Kernaussagen in den Planungsbericht nach Art. 47 RPV übernehmen.
Die fünf Kategorien der Stellungnahme
Jedes Anliegen erhält eine Kategorie mit Begründung; die Tabelle zeigt, wann das Modell sie vorschlagen darf:
| Kategorie | Wann | Beispiel | Vorschlag durch das Modell |
|---|---|---|---|
| Berücksichtigt | Die Vorlage wird im Sinne des Anliegens angepasst | Gewässerraum wird im Plan nachgeführt, weil die kantonale Festlegung vorliegt | Nur bei klarer Rechtslage oder bereits beschlossener Anpassung; sonst [ENTSCHEID GEMEINDE] |
| Teilweise berücksichtigt | Anpassung in Teilaspekten; welche, wird gesagt | Gebäudehöhe im Zentrum bleibt, Gestaltungsplanpflicht wird ergänzt | Nur mit Beschluss der Gemeinde; Modell formuliert, welche Teile |
| Nicht berücksichtigt | Keine Anpassung; fachlich oder rechtlich begründet | Auszonung einer erschlossenen Parzelle im Siedlungsgebiet des Richtplans widerspricht Art. 15 RPG | Ja, wenn Richtplan, Daten oder Recht die Begründung tragen; Fundstelle nennen |
| Zur Kenntnis genommen | Meinungsäusserung ohne konkreten Antrag | Allgemeine Kritik am Wachstum ohne Bezug zu einer Bestimmung | Ja |
| Nicht Gegenstand der Vorlage | Anliegen betrifft ein anderes Verfahren oder eine andere Zuständigkeit | Tempo 30 auf der Kantonsstrasse, Schulraumplanung, hängiges Baugesuch | Ja, mit Hinweis auf die zuständige Stelle und das richtige Verfahren |
Kategorien nach der Arbeitsanweisung von SPEKTRUM zur Mitwirkungsauswertung; die Begriffe des Kantons oder der Gemeinde gehen vor.
Mitwirkungsauswertung in acht Schritten
Von der letzten Eingabe bis zum publizierten Bericht, bei 200 Eingaben in etwa zwei Wochen Kalenderzeit:
- Eingaben sammeln und digitalisieren Briefe scannen, E-Mails exportieren, Formulare auslesen; Sammeleingaben mit Unterschriftenlisten zählen; erwartete Gesamtzahl festhalten.
- Rahmen klären Vorlage, Verfahrensart und kantonaler Begriff, Frist, verabschiedendes Gremium, Anonymisierung, gewünschtes Ergebnis (Tabelle, Stellungnahmen, Bericht, Format).
- Erfassen und zerlegen Werkzeug «Mitwirkung auswerten» oder Vorlage im Assistenten: Nummern, Anliegen, Paraphrasen, Bezug zum Planungsinhalt, Sammeleingaben; Vollständigkeit abgleichen.
- Bündeln und zählen Themen aus dem Material, gleichgerichtete und gegenläufige Anliegen, Statistik mit Eingaben, Anliegen und Mitwirkenden je Thema; Tabelle an das Planungsteam.
- Fakten holen Für strittige Anliegen Richtplanfestlegungen, Parzellendaten, Kapazität, Verfahrensrecht aus den Werkzeugen; so stehen Begründungen auf Quellen.
- Stellungnahmen entwerfen Je Anliegen Kategorie und Begründung, wo tragfähig; sonst [ENTSCHEID GEMEINDE] mit Optionen und Konsequenzen; Konsistenz über gleiche Anliegen.
- Entscheide der Gemeinde Pendenzenliste dem Gemeinderat oder der Planungskommission vorlegen; Entscheide einarbeiten; Vorlage anpassen, wo berücksichtigt.
- Bericht verabschieden und publizieren Mitwirkungsbericht mit Statistik, Themenauswertung, Einzelbehandlung im Anhang und Hinweis auf die KI-Unterstützung; Kernaussagen in Kapitel 7 des Planungsberichts; Zuordnungsliste bleibt intern.
Aus der Praxis
Wie SPEKTRUM Mitwirkungen auswertet
Die Mitwirkungsauswertung ist bei SPEKTRUM als wiederkehrender Arbeitsablauf hinterlegt: eine Arbeitsanweisung für den Assistenten, die genau die fünf Schritte dieser Seite durchläuft, mit Erfassungstabelle, Stellungnahme-Entwürfen und Berichtsvorlage. Sie beginnt mit einer einzigen gebündelten Rückfrage zu Vorlage, Verfahren, Zuständigkeit, Anonymisierung und Umfang, liest dann alles ein, zerlegt, bündelt und entwirft, und gibt am Schluss die Pendenzenliste der offenen Entscheide aus. Die Regeln sind dieselben wie in der Checkliste: nichts erfinden, Kategorie nur mit Grundlage, gleiche Antwort für gleiche Anliegen, wertschätzender Ton, anonymisiert.
Im SPEKTRUM MCP steht dieselbe Logik als Werkzeug «Mitwirkung auswerten» bereit: Vorlage, Verfahrensart (Mitwirkung, Einwendung, Vernehmlassung), Eingaben mit Volltext, optional eigene Themen mit Stichworten; heraus kommen Erfassung, Anliegen, Themen mit Zählung und das Berichtsgerüst mit [ENTSCHEID GEMEINDE]. Für die Fakten in den Begründungen stehen «Richtplan abfragen», «Parzelle beurteilen» und «Verfahren abfragen» bereit; die Kernaussagen fliessen in «Planungsbericht Art. 47».
Die Arbeitsanweisung ist aus der Planungspraxis entstanden, die Andreas Rupf als Raum- und Stadtplaner über Jahre geführt hat; heute gibt SPEKTRUM sie in Kursen und Beratungen an Gemeinden und Planungsbüros weiter, die ihre Mitwirkungen selbst auswerten wollen. Was dabei zählt, ist nicht das Werkzeug, sondern die Disziplin der Regeln: Die Gemeinde entscheidet, das Modell bereitet vor.
Häufige Fragen
Dürfen wir Mitwirkungseingaben überhaupt in ein Sprachmodell geben?
Ja, mit drei Bedingungen: Geschäftsvertrag beim KI-Anbieter, der Training ausschliesst und die Auftragsbearbeitung regelt; anonymisierte Auswertung mit Nummern statt Namen, die Zuordnungsliste bleibt bei der Gemeinde; und die Gemeinde als Auftraggeberin stimmt zu, bei Bedarf nach den Vorgaben ihres kantonalen Datenschutzrechts. Mitwirkungseingaben sind in vielen Kantonen ohnehin öffentlich einsehbar; die Hürde ist tiefer als bei Einsprachen. Im Bericht steht, dass die Auswertung KI-gestützt war.
Wie viel Zeit spart die KI-Auswertung?
Bei 200 Eingaben mit rund 700 Anliegen braucht die Erfassung und Bündelung von Hand zwei bis drei Wochen; mit dem Modell sind Erfassung, Zerlegung, Themen und Statistik in ein bis zwei Tagen fertig, die Stellungnahme-Entwürfe in einem weiteren Tag. Die Entscheide der Gemeinde, die Prüfung und die Verabschiedung brauchen dieselbe Zeit wie bisher. Nach unserer Erfahrung halbiert sich der Gesamtaufwand, und der Bericht ist konsistenter, weil gleiche Anliegen gleich beantwortet werden.
Entscheidet das Modell, ob ein Anliegen berücksichtigt wird?
Nein. Es schlägt eine Kategorie nur vor, wo sie sich aus der Vorlage, aus Richtplan- und Geodaten oder aus klarer Rechtslage ableiten lässt, etwa «nicht Gegenstand der Vorlage» bei einem Strassenprojekt oder «nicht berücksichtigt» bei einer Auszonungsforderung, die dem Richtplan widerspricht. Wo die Gemeinde politisch wählen muss, bleibt der Entwurf offen und trägt den Marker [ENTSCHEID GEMEINDE] mit den Optionen und ihren Konsequenzen. Diese Marker werden gesammelt dem Gremium vorgelegt.
Wie geht das Modell mit Sammeleingaben und Serienbriefen um?
Es erkennt gleiche oder fast gleiche Texte und führt sie als ein Anliegen mit allen Nummern und der Zahl der Mitwirkenden, etwa «eingegangen von 412 Mitwirkenden». Beantwortet wird einmal, nicht 412-mal. In der Statistik erscheinen die drei Zahlen getrennt: eine Eingabe, ein Anliegen, 412 Mitwirkende. Das verhindert, dass eine Unterschriftenaktion die Auswertung dominiert oder untergeht.
Was, wenn Eingaben handschriftlich oder unleserlich sind?
Gescannte Handschrift liest das Modell meist, aber nicht immer zuverlässig. Unleserliche Stellen werden als [FEHLT] markiert, nie ergänzt oder geraten; die Fachperson liest diese Eingaben selbst. Der Vollständigkeitsabgleich gegen die erwartete Zahl deckt auf, wenn Eingaben fehlen. Für die Publikation gilt: Was nicht sicher gelesen wurde, wird nicht paraphrasiert.
Gilt das auch für Einwendungen im Aargau und für Vernehmlassungen?
Ja, mit angepasstem Massstab. Bei Einwendungen während der Auflage entscheidet der Gemeinderat nach Einigungsverhandlung über jede Einwendung; die Antworten sind Entscheide mit rechtlicher Prüfung, das Modell liefert Fakten und Entwürfe, die Behörde entscheidet. Bei Vernehmlassungen zu Richtplänen sind die Eingaben fachlich und kommen von Behörden und Verbänden; Bündelung und Konsistenz zählen gleich, die Anonymisierung ist meist nicht nötig. Das Werkzeug kennt die drei Verfahrensarten und passt Gerüst und Sprache an.
Quellen
- Art. 4 RPG, Information und MitwirkungBehörden informieren die Bevölkerung über Ziele und Ablauf der Planungen und sorgen dafür, dass sie bei Planungen in geeigneter Weise mitwirken kann.
- Art. 47 RPV, Bericht der BehördeDer Planungsbericht zeigt, wie die Anregungen aus der Bevölkerung berücksichtigt wurden.
- Ortsplanungsrevision: Ablauf, Dauer, Mitwirkung (spekt.ch/wissen)Mitwirkung und Einsprache im Verfahren der sechs Kantone, mit Fristen und Fundstellen.
- Planungsbericht nach Art. 47 RPV (spekt.ch/wissen)Pflichtinhalte, darunter die Mitwirkung als Kapitel.
- SPEKTRUM MCP: Werkzeug «Mitwirkung auswerten»Erfassung, Anliegen, Themen, Berichtsgerüst, anonymisiert; in Claude, ChatGPT und Copilot.
Diese Seite gibt Erfahrungen aus der Beratungs- und Entwicklungspraxis von SPEKTRUM wieder. Funktionen, Verträge und Preise der genannten Anbieter ändern sich; massgebend sind deren aktuelle Bedingungen und bei Personendaten das anwendbare Datenschutzrecht. Keine Rechtsberatung.